نحوه سابمیت مقاله در الزویر

سابمیت مقاله در الزویر فرآیندی تخصصی اما قابل انجام است که نیازمند دقت در انتخاب ژورنال مناسب رعایت دقیق گایدلاین‌ها و استفاده صحیح از سیستم Editorial Manager است. آشنایی با این مراحل شانس پذیرش اثر پژوهشی شما را افزایش می‌دهد.

پیش نیازهای سابمیت مقاله در الزویر

پیش از اقدام برای ارسال مقاله علمی خود به یکی از نشریات معتبر الزویر رعایت چند نکته و آماده‌سازی‌های اولیه ضروری است. این مرحله زیربنای یک فرآیند سابمیشن موفق را تشکیل می‌دهد و بی‌توجهی به آن می‌تواند منجر به رد سریع مقاله شود. انتخاب ژورنال صحیح درک و پیروی از دستورالعمل‌های خاص آن ژورنال و آماده‌سازی دقیق تمامی اجزای مقاله از جمله متن اصلی جداول شکل‌ها و نامه‌های همراه گام‌های کلیدی در این مرحله هستند. همچنین اطمینان از کامل بودن اطلاعات نویسندگان و رعایت ملاحظات اخلاقی و مالی پیش از شروع فرآیند آنلاین الزامی است.

انتخاب ژورنال الزویر مناسب

انتخاب ژورنال مناسب از میان هزاران ژورنال تحت پوشش الزویر اولین و شاید مهم‌ترین گام است. این انتخاب باید بر اساس حوزه موضوعی مقاله دامنه و پوشش ژورنال (Scope) سطح علمی و اعتبار (Impact Factor و CiteScore) نوع مقالاتی که منتشر می‌کند (مانند مقاله پژوهشی کامل مروری کوتاه) و مخاطبان آن صورت گیرد. مطالعه دقیق اهداف و دامنه هر ژورنال در وبسایت آن بسیار حیاتی است. ابزارهایی مانند Journal Finder الزویر نیز می‌توانند با وارد کردن چکیده و کلمات کلیدی مقاله ژورنال‌های مرتبط را پیشنهاد دهند. در نظر گرفتن نرخ پذیرش و زمان متوسط فرآیند داوری نیز می‌تواند در تصمیم‌گیری کمک‌کننده باشد اما هرگز نباید تنها معیار انتخاب باشند. هدف اصلی باید یافتن ژورنالی باشد که پژوهش شما به بهترین نحو در آن جای می‌گیرد و بیشترین تأثیر علمی را خواهد داشت.

بررسی و رعایت گایدلاین های الزویر

هر ژورنال الزویر دارای مجموعه دستورالعمل‌های خاص خود برای نویسندگان (Guidelines for Authors) است که شامل جزئیات مربوط به قالب‌بندی ساختار مقاله نحوه ارجاع‌دهی فرمت شکل‌ها و جداول طول مقاله و سایر الزامات فنی و محتوایی است. مطالعه دقیق این گایدلاین‌ها و پیروی بی‌قید و شرط از آن‌ها حیاتی است. حتی یک عدم تطابق کوچک با این دستورالعمل‌ها می‌تواند منجر به بازگشت مقاله بدون بررسی اولیه (Desk Rejection) شود. این دستورالعمل‌ها معمولاً در وبسایت هر ژورنال در بخشی با عنوان ‘Guide for Authors’ یا مشابه آن در دسترس هستند. توجه به بخش‌های مربوط به اخلاق نشر تضاد منافع و نحوه ارائه داده‌های پشتیبان نیز اهمیت ویژه‌ای دارد. رعایت این نکات نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن نویسندگان و احترام به فرآیندهای نشر علمی است.

آماده سازی فایل های مقاله

پس از اطمینان از رعایت گایدلاین‌ها نوبت به آماده‌سازی نهایی فایل‌های مورد نیاز می‌رسد. معمولاً ژورنال‌ها نیاز به فایل متن اصلی مقاله (Manuscript) دارند که شامل عنوان چکیده کلمات کلیدی مقدمه روش‌ها نتایج بحث نتیجه‌گیری تشکر و قدردانی و فهرست منابع است. شکل‌ها (Figures) و جداول (Tables) باید به صورت جداگانه و با کیفیت بالا آپلود شوند. برخی ژورنال‌ها ممکن است نیاز به فایل‌های تکمیلی (Supplementary Materials) مانند داده‌های خام پروتکل‌های آزمایشگاهی یا ویدئوها داشته باشند. اطمینان از خوانایی تمامی متون در شکل‌ها و جداول و رعایت فرمت‌های فایلی مورد قبول ژورنال (معمولاً Word یا LaTeX برای متن اصلی و TIFF JPEG EPS برای شکل‌ها) از اهمیت بالایی برخوردار است. نام‌گذاری منطقی فایل‌ها نیز به سازماندهی بهتر فرآیند کمک می‌کند.

نگارش کاور لتر Cover Letter

کاور لتر یا نامه همراه اولین فرصت شما برای برقراری ارتباط مستقیم با سردبیر ژورنال است. این نامه باید مختصر حرفه‌ای و متقاعدکننده باشد. در کاور لتر شما باید عنوان مقاله نوع مقاله و حوزه موضوعی آن را ذکر کنید. مهم‌ترین بخش کاور لتر برجسته کردن اهمیت و نوآوری پژوهش شما و چرایی تناسب آن با دامنه و اهداف ژورنال انتخابی است. همچنین باید تأیید کنید که مقاله قبلاً در جای دیگری منتشر یا برای انتشار ارسال نشده است و تمامی نویسندگان با ارسال آن موافق هستند. ذکر هرگونه تضاد منافع احتمالی و پیشنهاد داوران (در صورت امکان) نیز در این نامه صورت می‌گیرد. یک کاور لتر قوی می‌تواند توجه سردبیر را جلب کرده و فرآیند ارزیابی اولیه را تسهیل کند.

آشنایی با سیستم سابمیت الزویر EES یا Editorial Manager

اغلب ژورنال‌های الزویر از سیستم آنلاین Editorial Manager که گاهی با نام EES (Elsevier Editorial System) نیز شناخته می‌شود برای مدیریت فرآیند ارسال داوری و انتشار مقالات استفاده می‌کنند. این سیستم یک پلتفرم متمرکز برای نویسندگان داوران و سردبیران فراهم می‌کند. آشنایی با محیط این سیستم منوها و قابلیت‌های آن فرآیند سابمیت را بسیار روان‌تر می‌کند. این سیستم امکان آپلود تمامی فایل‌ها وارد کردن اطلاعات نویسندگان پیشنهاد داوران پیگیری وضعیت مقاله و ارتباط با دفتر ژورنال را فراهم می‌سازد. قبل از شروع سابمیت توصیه می‌شود با رابط کاربری سیستم آشنا شوید و مراحل کلی آن را درک کنید. راهنماهای کاربری معمولاً در خود سیستم یا وبسایت ژورنال در دسترس هستند.

ساخت اکانت کاربری در سیستم

برای استفاده از سیستم Editorial Manager اولین قدم ساخت یک اکانت کاربری است. اگر قبلاً در این سیستم برای ژورنال دیگری از الزویر یا ناشران دیگر که از این سیستم استفاده می‌کنند اکانت ساخته‌اید می‌توانید از همان اطلاعات ورود استفاده کنید. در غیر این صورت باید به وبسایت ژورنال مورد نظر رفته و گزینه ‘Register’ یا ‘Create Account’ را پیدا کنید. فرآیند ثبت‌نام معمولاً شامل وارد کردن اطلاعات شخصی مانند نام نام خانوادگی وابستگی سازمانی (Affiliation) آدرس ایمیل و انتخاب نام کاربری و رمز عبور است. اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده به ویژه آدرس ایمیل بسیار مهم است زیرا تمامی ارتباطات بعدی از طریق این ایمیل صورت می‌گیرد. پس از تکمیل ثبت‌نام معمولاً یک ایمیل تأیید برای فعال‌سازی اکانت دریافت خواهید کرد.

ورود به پنل کاربری

پس از ساخت اکانت و فعال‌سازی آن می‌توانید با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود وارد پنل کاربری در سیستم Editorial Manager شوید. صفحه اصلی پنل کاربری معمولاً شامل گزینه‌های مختلفی برای شروع سابمیشن جدید پیگیری وضعیت مقالات سابمیت شده مقالات تحت داوری (در صورت داور بودن) و به‌روزرسانی پروفایل کاربری است. در این پنل می‌توانید اطلاعات شخصی و سازمانی خود را ویرایش کنید وابستگی‌های متعدد را اضافه نمایید و اطلاعات تماس خود را به‌روز نگه دارید. محیط کاربری ممکن است بسته به ژورنال کمی متفاوت باشد اما ساختار کلی و مراحل اصلی معمولاً مشابه هستند. قبل از شروع سابمیشن جدید مطمئن شوید که تمامی اطلاعات پروفایل شما کامل و دقیق است.

مراحل گام به گام سابمیت آنلاین مقاله

فرآیند سابمیت آنلاین مقاله در سیستم Editorial Manager شامل چندین مرحله متوالی است که باید با دقت تکمیل شوند. هر مرحله اطلاعات خاصی را از شما درخواست می‌کند و نیاز به آپلود فایل‌های مربوطه دارد. پیمایش صحیح در این مراحل برای موفقیت در سابمیشن حیاتی است. این فرآیند طوری طراحی شده است که تمامی اطلاعات لازم برای ارزیابی اولیه ارسال برای داوری و در نهایت انتشار مقاله جمع‌آوری شود. صبر و حوصله در تکمیل هر بخش و اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده از اهمیت بالایی برخوردار است. سیستم معمولاً امکان ذخیره پیشرفت و ادامه فرآیند در زمان دیگری را فراهم می‌کند.

شروع سابمیشن جدید New Submission

برای شروع فرآیند ارسال مقاله پس از ورود به پنل کاربری گزینه ‘Submit New Manuscript’ یا ‘New Submission’ را انتخاب کنید. در اولین گام معمولاً از شما خواسته می‌شود نوع مقاله (Article Type) را انتخاب کنید به عنوان مثال Full Length Article, Review Article, Short Communication و غیره. انتخاب صحیح نوع مقاله بر اساس گایدلاین‌های ژورنال اهمیت دارد. سپس ممکن است اطلاعات اولیه مانند عنوان مقاله و چکیده از شما درخواست شود. این مرحله آغازگر ورود اطلاعات و آپلود فایل‌های اصلی مقاله در سیستم است و شما را به مراحل بعدی هدایت می‌کند. دقت کنید که تمامی پیش‌نیازها و فایل‌های لازم را قبل از شروع این مرحله آماده کرده باشید.

وارد کردن اطلاعات اصلی مقاله عنوان نویسندگان چکیده کلمات کلیدی

در این مرحله شما باید اطلاعات اصلی مربوط به مقاله و نویسندگان آن را وارد کنید. این اطلاعات شامل عنوان کامل مقاله چکیده (Abstract) و کلمات کلیدی (Keywords) است که قبلاً در فایل متن اصلی آماده کرده‌اید. همچنین باید اطلاعات تمامی نویسندگان را به ترتیب صحیح وارد نمایید؛ این اطلاعات شامل نام و نام خانوادگی وابستگی سازمانی کامل (Department, Institution, City, Country) و آدرس ایمیل هر نویسنده است. تعیین نویسنده مسئول (Corresponding Author) که ارتباط اصلی با ژورنال را بر عهده خواهد داشت در این مرحله انجام می‌شود. اطمینان از صحت املای نام‌ها و وابستگی‌ها بسیار مهم است.

آپلود فایل های مورد نیاز Manuscript Figures Tables

این بخش یکی از مهم‌ترین مراحل سابمیت است. شما باید تمامی فایل‌های آماده شده مقاله را در این قسمت آپلود کنید. معمولاً نیاز به آپلود فایل متن اصلی مقاله (Manuscript) فایل شکل‌ها (Figures) به صورت جداگانه یا در یک فایل و فایل جداول (Tables) به صورت جداگانه است. برخی ژورنال‌ها ممکن است نیاز به فایل کاور لتر (Cover Letter) فایل اطلاعات تکمیلی (Supplementary Files) یا فایل‌های دیگر داشته باشند. سیستم Editorial Manager معمولاً امکان آپلود فایل‌ها با فرمت‌های رایج مانند Word, PDF, TIFF, JPEG, EPS را فراهم می‌کند. پس از آپلود سیستم ممکن است فایل‌ها را به فرمت PDF برای نمایش یکپارچه تبدیل کند. حتماً پس از آپلود صحت فایل‌های آپلود شده را بررسی کنید.

تکمیل اطلاعات تکمیلی Ethical Financial Statements

در این مرحله از شما خواسته می‌شود اطلاعات مربوط به ملاحظات اخلاقی تضاد منافع و حمایت‌های مالی (Funding) را ارائه دهید. این شامل تأیید رعایت اصول اخلاقی در پژوهش (مانند موافقت کمیته اخلاق برای پژوهش‌های انسانی یا حیوانی) اعلام هرگونه تضاد منافع احتمالی نویسندگان و ذکر منابع مالی حمایت‌کننده از پژوهش است. برخی ژورنال‌ها ممکن است فرم‌های استاندارد برای این منظور داشته باشند که باید دانلود تکمیل و آپلود شوند. صداقت و شفافیت در ارائه این اطلاعات برای حفظ اعتبار پژوهش و فرآیند نشر علمی ضروری است و بخشی از تعهدات نویسنده در قبال اصول نشر مسئولانه است.

معرفی داوران پیشنهادی Optional Reviewers

بسیاری از ژورنال‌های الزویر به نویسندگان اجازه می‌دهند تا چند داور پیشنهادی (Suggested Reviewers) را معرفی کنند. این داوران باید متخصص در زمینه پژوهش شما باشند اما نباید با نویسندگان تضاد منافع داشته باشند (مانند همکاران نزدیک همکاران سابق یا افرادی که با آن‌ها همکاری مشترک داشته‌اید). ارائه اطلاعات تماس دقیق این داوران (نام وابستگی ایمیل) الزامی است. این یک بخش اختیاری (Optional) است اما می‌تواند به سردبیر در یافتن داوران مناسب کمک کند و فرآیند داوری را تسریع بخشد. با این حال تصمیم نهایی برای انتخاب داوران بر عهده سردبیر ژورنال است و ممکن است از داوران پیشنهادی شما استفاده نکند.

بررسی نهایی پیش نمایش Proof

پس از تکمیل تمامی مراحل و آپلود فایل‌ها سیستم Editorial Manager معمولاً یک نسخه پیش‌نمایش (Proof) از مقاله به فرمت PDF تولید می‌کند. این پیش‌نمایش نشان می‌دهد که مقاله شما پس از تبدیل فایل‌ها چگونه به نظر خواهد رسید. بسیار مهم است که این پیش‌نمایش را با دقت کامل بررسی کنید. این بررسی شامل چک کردن صحت تمامی اطلاعات وارد شده (عنوان نویسندگان وابستگی‌ها) نمایش صحیح متن اصلی جداول و شکل‌ها و همچنین صحت ارجاع‌دهی‌ها است. هرگونه اشکال در تبدیل فایل‌ها یا نمایش اطلاعات باید در این مرحله شناسایی شود. این آخرین فرصت شما برای اطمینان از صحت نمایش مقاله قبل از ارسال نهایی است.

تایید نهایی سابمیشن

پس از بررسی دقیق پیش‌نمایش و اطمینان از صحت تمامی اطلاعات و فایل‌ها می‌توانید سابمیشن را نهایی کنید. این مرحله معمولاً با کلیک بر روی دکمه ‘Approve Submission’ یا ‘Submit’ انجام می‌شود. با تأیید نهایی مقاله شما رسماً وارد فرآیند ارزیابی در ژورنال می‌شود. پس از تأیید شما یک ایمیل تأییدیه دریافت خواهید کرد که حاوی شماره پیگیری مقاله (Manuscript Number) است. این شماره برای پیگیری وضعیت مقاله در آینده استفاده می‌شود. در این مرحله فرآیند ارسال مقاله از سمت شما به پایان رسیده و مقاله در اختیار دفتر ژورنال قرار می‌گیرد.

پس از سابمیت مقاله در الزویر

فرآیند پس از ارسال مقاله در الزویر شامل چندین مرحله کلیدی است که ممکن است چندین هفته یا ماه به طول بینجامد. این مراحل شامل بررسی اولیه توسط سردبیر ارسال برای داوری همتا دریافت نظرات داوران و تصمیم نهایی سردبیر است. درک این فرآیند و نحوه پیگیری وضعیت مقاله به شما کمک می‌کند تا دید بهتری نسبت به زمان‌بندی داشته باشید و در صورت نیاز با دفتر ژورنال ارتباط برقرار کنید. صبر در این مرحله بسیار مهم است زیرا فرآیند داوری علمی زمان‌بر است و به دقت نیاز دارد.

پیگیری وضعیت مقاله Track Submission Status

پس از سابمیت نهایی می‌توانید وضعیت مقاله خود را از طریق پنل کاربری در سیستم Editorial Manager پیگیری کنید. معمولاً در بخش ‘Submissions Being Processed’ یا مشابه آن لیست مقالات ارسالی شما به همراه وضعیت فعلی آن‌ها نمایش داده می‌شود. وضعیت‌های رایج شامل ‘Submitted to Journal’, ‘With Editor’, ‘Under Review’, ‘Required Reviews Completed’, ‘Decision in Process’, و ‘Rejected’ یا ‘Accepted’ هستند. با کلیک بر روی شماره مقاله می‌توانید جزئیات بیشتری در مورد فرآیند مشاهده کنید. این سیستم به شما اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به تماس مکرر با دفتر ژورنال از مرحله‌ای که مقاله شما در آن قرار دارد مطلع شوید.

فرآیند داوری Peer Review Process

پس از بررسی اولیه توسط سردبیر و در صورت تشخیص تناسب مقاله با ژورنال مقاله برای داوری همتا (Peer Review) ارسال می‌شود. سردبیر یا یک ویراستار تخصصی (Associate Editor) مقاله را برای حداقل دو یا سه داور متخصص در آن زمینه ارسال می‌کند. داوران مقاله را از نظر علمی متدولوژی نوآوری و تناسب با دامنه ژورنال بررسی کرده و نظرات و پیشنهادات خود را به سردبیر ارائه می‌دهند. این فرآیند ممکن است چندین هفته یا ماه طول بکشد بسته به در دسترس بودن داوران و پیچیدگی مقاله. داوری همتا یکی از ارکان اصلی نشر علمی است و کیفیت مقالات منتشر شده را تضمین می‌کند.

تصمیم سردبیر Editor Decision

پس از دریافت نظرات تمامی داوران سردبیر بر اساس این نظرات و ارزیابی خود از مقاله تصمیم نهایی را اتخاذ می‌کند. تصمیمات رایج شامل ‘Accept’ (پذیرش نهایی) ‘Minor Revisions’ (اصلاحات جزئی) ‘Major Revisions’ (اصلاحات کلی) ‘Reject and Resubmit’ (رد و ارسال مجدد پس از اصلاحات اساسی) یا ‘Reject’ (رد) هستند. سردبیر تصمیم و نظرات داوران را از طریق سیستم Editorial Manager برای نویسنده مسئول ارسال می‌کند. در صورت درخواست اصلاحات نویسندگان باید مقاله را بر اساس نظرات داوران و سردبیر بازنگری کرده و نسخه اصلاح شده را به همراه پاسخ به داوران (Response to Reviewers) مجدداً سابمیت کنند.

مراحل پس از پذیرش یا رد مقاله

اگر مقاله پذیرفته شود (‘Accept’ یا پس از اصلاحات ‘Accept’) وارد مرحله تولید و انتشار می‌شود. این شامل ویرایش زبانی و فنی صفحه‌آرایی و ارسال نسخه نهایی (Proof) برای تأیید نهایی توسط نویسنده مسئول پیش از انتشار آنلاین است. در صورت رد مقاله (‘Reject’) نویسندگان می‌توانند نظرات داوران را برای بهبود مقاله خود استفاده کرده و آن را برای ژورنال دیگری ارسال کنند. در شرایط خاص و با دلایل محکم ممکن است امکان درخواست تجدید نظر در تصمیم (Appeal) نیز وجود داشته باشد اما این فرآیند معمولاً شانس موفقیت پایینی دارد. دریافت بازخورد حتی در صورت رد مقاله فرصتی برای ارتقاء کیفیت پژوهش‌های آینده است.

سیستم Editorial Manager یا EES چیست؟

Editorial Manager یک پلتفرم آنلاین است که توسط بسیاری از ژورنال‌های علمی از جمله الزویر برای مدیریت فرآیند ارسال داوری و پیگیری مقالات توسط نویسندگان داوران و سردبیران استفاده می‌شود.

سابمیت مقاله در الزویر چقدر طول می‌کشد؟

زمان سابمیت آنلاین مقاله در سیستم Editorial Manager معمولاً بین 30 دقیقه تا 2 ساعت طول می‌کشد بسته به آمادگی فایل‌ها و اطلاعات مورد نیاز و سرعت عمل نویسنده.

الزویر چه فرمت فایلی را برای مقاله می‌پذیرد؟

الزویر معمولاً فرمت‌های رایج مانند Word (.doc, .docx) و LaTeX را برای متن اصلی مقاله می‌پذیرد. برای شکل‌ها فرمت‌هایی مانند TIFF, JPEG, EPS, PDF رایج هستند. همیشه گایدلاین‌های ژورنال خاص را بررسی کنید.

آیا می‌توان داور پیشنهادی در الزویر معرفی کرد؟

بله در بسیاری از ژورنال‌های الزویر شما می‌توانید در حین فرآیند سابمیت چند داور پیشنهادی را به همراه اطلاعات تماس آن‌ها معرفی کنید. این بخش معمولاً اختیاری است.

نوشتن کاور لتر برای الزویر چه اهمیتی دارد؟

کاور لتر اولین ارتباط شما با سردبیر است. اهمیت مقاله نوآوری پژوهش و تناسب آن با ژورنال را برجسته می‌کند و صداقت در نشر را نشان می‌دهد و شانس بررسی اولیه را افزایش می‌دهد.