نرم‌افزارهای اداری: بخشی از نرم‌افزارهای کاربردی هستند که به اتوماسیون فرایندهای یک سازمان در حوزه خدمات اداری می‌پردازند. سیستمهای اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعات حمایت می‌کند. سیستمهای اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. بسیاری از نرم‌افزارهای اداری در واقع سیستمهای اطلاعات اداری (MIS) یا از زیرگروه آن برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) هستند.
نرم افزارهای اداری انواع مختلفی دارند و معمولا هم به صورت تکی و هم در مجموعه نرم افزارهای اداری (Office Suit) عرضه می‌شوند. هر چند مجموعه نرم‌افزارهای اداری با یکدیگر متفاوت بوده و شامل نرم افزارهای متفاوتی هستند، اما در اغلب موارد، نرم افزارهای زیر در تمامی آنها وجود دارند. در غیر این صورت، شما باید آنها را جداگانه خریداری یا دانلود کنید. فهرست زیر به شما کمک می‌کند درک درستی از آنچه باید به دنبال آن بگردید داشته باشید:
مرسوم ترین نرم‌افزارهای اداری
نرم افزارهای اداری با هدف اتوماتیک سازی فرایندها، کاهش هزینه ها و افزایش کارایی در سازمانها به کار می روند. لیست این نرم افزارها بسیار طولانی و متنوع است امااز این لیست می توان کاربردی ترین ها را در یک لیست معرفی کرد:
- 1-مایکروسافت آفیس و PDF Reader
- 2-اوتلوک (Outlook)
- 3-مدیریت پروژه
- 4-نرم افزار حسابداری
- 5-تقویم گوگل
- 6-استیکرهای یادداشت ویندوز
- 7-سامانه پیامک
- 8-سیستم تلفنی
- 9-شبکه داخلی
- 10-چت داخلی
- 11-امضای دیجیتالی اسناد
- 12-فکس اینترنتی
- 13-نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)
خرید نرم افزارCRM با مناسب ترین قیمت یکی از مهمترین چالش های مدیران کسب و کار و کارآفرینان است.مخصوصا وقتی بودجه محدودی دارید خرید نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری حساسیت بیشتری به همراه دارد.
نرم افزارهای صفحه گسترده
این نوع نرم‌افزار، داده‌های عددی و متنی را سازماندهی کرده و مانند یک ماشین حساب عمل می‌کند. نرم‌افزار صفحه گسترده، از نظر فنی، جدولی از مقادیر است که در ردیف‌ها و ستون‌ها مرتب شده‌اند و هر مقدار امکان ارتباط از پیش تعریف‌شده با مقادیر دیگر را دارد. از این لحاظ، این نرم افزارها صفحات گسترده فیزیکی را شبیه‌سازی می‌کنند.
از نمونه نرم‌افزارهای پرکاربرد صفحه‌گسترده، نرم‌افزارهای Google Sheets و Excel مایکروسافت هستند. به عنوان نمونه در نرم افزار Excel شما می‌توانید مقادیر مختلف داده‌ها را در سلول‌ها و در تقاطع ستون‌ها و ردیف‌ها قرار دهید و از آنها برای انجام محاسبات مختلف استفاده کنید. نرم‌افزار Excel علاوه بر محاسبات از پیش تعریف شده، به شما اجازه می‌دهد از فرمول‌های اختصاصی خود نیز برای انجام محاسبات مختلف مالی و ریاضی استفاده کنید. از دیگر قابلیت‌های این نرم افزار، امکان تبدیل داده‌ها به انواع نمودارهاست.
نرم افزارهای ایمیل، مدیریت مخاطبان و تقویم
این نوع نرم افزارها به ایمیل کاربر دسترسی دارند، آن را مدیریت می‌کنند و اغلب شامل یک تقویم زمان‌بندی و سیستم مدیریت مخاطبان نیز هستند. از نمونه این ابزارها می‌توان به نرم افزار Outlook مایکروسافت اشاره کرد. این نرم افزار با داشتن قابلیت ادغام با سایر نرم افزارهای اداری مانند اتوماسیون اداری، یکپارچگی میان نرم افزارهای مورد استفاده سازمان شما را بیشتر کرده و به کاربران اجازه می‌دهد تا گردش کار خود را مستقیما از طریق ایمیل پیگیری کنند.
آیا می‌دانستید که اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت یکپارچه شدن با نرم افزار Outlook را دارد؟
اتوماسیون اداری فراگستر یکی از معدود نرم افزارهای اتوماسیون اداری ایرانی است که با قرار دادن یک افزونه در اختیار شما، به شما امکان می‌دهد تا تمامی مکاتبات خود را به نرم‌افزار Outlook انتقال داده و نامه‌های خود را مستقیماً از طریق این نرم‌افزار نگاشته و ارسال کنید. این قابلیت به ویژه مناسب سازمان‌هاییست که استفاده از Outlook به بخشی از فرهنگ کاری آنها تبدیل شده است. برای آشنایی بیشتر با این قابلیت می‌توانید از لینک زیر بازدید کنید:
نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده
این نرم افزارها، مانند SQL Server مایکروسافت و MySQL، داده‌ها را بسیار دقیق و به صورت دسته‌بندی شده ذخیره می‌کنند. این ابزارها، پایگاه داده رابطه‌ای نیز نامیده می‌شوند، زیرا شما همواره می‌توانید به هر یک از قسمت‌های داده‌ها دسترسی یافته و از آنها گزارش بگیرید. از نمونه‌های پرکاربرد نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده می‌توان به نرم افزار SQL Server مایکروسافت اشاره کرد که با استفاده از جداول، مکانیزمی سازمان یافته برای ذخیره‌سازی، سازماندهی، مدیریت و بازیابی اطلاعات ارائه می‌دهد.
کاربرد اصلی این نرم افزار برای ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات و ارائه آن به سایر برنامه‌ها می‌باشد. از جمله ویژگی‌های برتر این نرم افزار نداشتن محدودیت از لحاظ حجم و تعداد رکوردها، استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی و عرضه شدن در نسخه‌های متعدد و متناسب با نیاز کاربران مختلف است.
نرم افزارهای نشر الکترونیکی
نرم افزارهای نشر الکترونیکی، مانند Adobe InDesign و Microsoft Publisher ابزارهایی هستند که به شما امکان می‌دهند تا بسیاری از فرآیندهای اساسی نشر مانند حروف‌چینی، صفحه‌بندی، طراحی و چاپ را با استفاده از کامپیوتر و دستگاه‌های جانبی آن مثل نمایشگر، چاپگر و … انجام دهید. این ابزارها در ابتدا تقریباً به طور انحصاری برای انتشارات چاپی مورد استفاده قرار می‌گرفتند، اما اکنون برای ساخت انواع مختلف محتوای آنلاین نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند.
نرم‌افزار نشر الکترونیکی، ابزار اصلی حروف‌چینی دیجیتال بوده و کیفیت حروف‌چینی آن از تایپوگرافی و چاپ سنتی بیشتر است. به عنوان نمونه، نرم افزار Publisher مایکروسافت قابلیت‌های بسیار بیشتری نسبت به واژه‌پردازها داشته و امکانات گرافیکی بالا و قابلیت‌های چیدمان زیادی برای تولید و ویرایش تصاویر و اسناد در اختیار شما می‌گذارد. این ابزار به افراد، کسب‌وکارها و سایر سازمانها اجازه می‌دهد تا محتوای بسیار متنوعی از منوها گرفته تا مجلات و کتاب‌ها را بدون هزینه چاپ، منتشر کنند.
نرم افزارهای ویرایشگر فرمول ها و معادلات ریاضی
این نرم‌افزار‌ها معمولاً افزونه‌های کوچکی در نرمافزارهایی مانند Word یا OneNote هستند که به کاربران اجازه می‌دهند فرمول‌های ریاضی را به صورت متنی و با تأکید بر ارتباط منطقی ریاضی آنها بنویسند. البته نسخه‌های جدیدتر این نرم افزارها قادر به محاسبه این فرمول‌ها نیز هستند.
سازمان‌های موفق، اتوماسیون کسب و کار دارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسان‌تر، سریع‌تر و به صرفه‌تر آشنا شوید.
نرم افزارهای برنامه‌ریزی شخصی و نرم افزارهای یادداشت برداری
به نقل از crm.org نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی شخصی مانند ToDoist، نوعی نرم‌افزار کاربردی محسوب می‌شوند که به عنوان یک ابزار سازمان‌دهنده عمل کرده و هدف آنها تسهیل ثبت، ردیابی و مدیریت انواع خاصی از “اطلاعات شخصی” است. این اطلاعات می‌تواند شامل اطلاعات مخاطبان، تاریخ‌های مهم، یادآوری‌ها، قرار ملاقات‌ها، جلسات، برنامه‌های سفر، اسناد شخصی، لیست‌های شخصی، رمزهای عبور، فایل‌های شخصی، خاطرات و سایر یادداشت‌های شخصی باشد.
نرم افزارهای یادداشت‌برداری نیز برای ثبت اطلاعات از منابع مختلف به صورت دیجیتال مورد استفاده قرار می‌گیرند. با یادداشت‌برداری، نویسنده اصل اطلاعات را ثبت می‌کند و ذهن کاربر را آزاد می‌کند. این نرم افزارها به ویژه برای استفاده در تلفن‌های هوشمند بهبود یافته‌اند و به کاربران اجازه می‌دهند لیست بسازند، آنها را به وظایف قابل ردیابی تبدیل کنند و با نرم افزار ایمیل همگام‌سازی می‌شوند.
نرم افزارهای مدیریت پروژه
برخلاف ابزارهای مدیریت شخصی، نرم افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی برای سازماندهی پروژه‌هایی با مقیاس بزرگ هستند که افراد زیادی را درگیر می‌کنند. از نمونه‌های آنها می‌توان به نرم افزار Microsoft Project اشاره کرد که ظرفیت کمک به برنامه‌ریزی و مدیریت منابع را دارد. این نرم افزار می‌تواند علاوه بر مدیریت و برنامه‌ریزی منابع، امور مربوط به زمان‌بندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، ایجاد ارتباط میان اعضای تیم پروژه، مدیریت کیفیت، مدیریت زمان و مدیریت مستندات پروژه را نیز انجام دهند.
نرم افزارهای نمودارسازی
این نوع نرم افزارها به عنوان نوعی ابزار ترسیم و طراحی، به کاربران اجازه می‌دهند خطوط و اشکالی را برای به تصویر کشیدن نمودارهای معماری، چارت‌های سازمانی، فلوچارت‌ها و سایر مدل‌های بصری ایجاد کنند. از نمونه‌های پرکاربرد این ابزارها، نرم افزار Microsoft Vizio است که برای طراحی انواع دیاگرام‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
کلام آخر
در این مقاله با انواع نرم افزارهای مرسوم اداری در ایران آشنا شدید. آشنایی با انواع رایج نرم افزارهای اداری به شما کمک می‌کند تا از آنها به بهترین شکل ممکن در محیط اداری کسب و کار یا سازمان خود استفاده کنید. آنچه مهم است بدانید این است که صرف نظر از نوع نرم افزارهایی که انتخاب میکنید، بیشترین بازدهی آنها زمانی است که یکپارچگی زیادی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی داشته باشند. بنابراین بهترین کارکرد این ابزارها در ترکیب آنها با ابزارهای اتوماسیون اداری خواهد بود. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر نه تنها مشارکت میان کارکنان را تسهیل می‌کند، بلکه با متصل کردن سایر نرم افزارهای اداری با یکدیگر، باعث افزایش بازدهی آنها نیز می‌شود.
سوالات متداول مشتریان
۱- نرم افزار اداری چیست؟
نرم‌افزارهای اداری ابزارهایی هستند که برای دیجیتالی‌کردن و خودکارسازی فعالیت‌ها و فرآیندهای اداری یک سازمان (مثل نگارش و ارسال نامه‌های اداری) استفاده می‌شوند. این ابزارها شامل نرم‌افزارهای آفیس مایکروسافت، اتوماسیون اداری و اتوماسیون مکاتبات هستند.
۲- تفاوت نرم افزار اداری با نرم‌افزار سازمانی چیست؟
نرم افزارهای سازمانی به نرمافزارهایی گفته می‌شود که برای خودکارسازی فعالیت‌های خاص مربوط به واحدهای مختلف یک سازمان استفاده می‌شوند. اما نرم‌افزارهای اداری تنها به اتوماسیون فعالیت‌ها در حوزه خدمات اداری سازمان می‌پردازد.
۳- نرم افزارهای اداری مرسوم در ایران کدام است؟
برخی از نمونه نرم‌افزارهای اداری مرسوم در ایران عبارتند از: نرم افزارهای واژه پرداز، نرم افزارهای صفحه گسترده، نرم افزارهای ارائه مطلب، نرم افزارهای ایمیل، نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده، نرم افزارهای طراحی و گرافیک، نرم افزارهای کار گروهی و نرم افزارهای مدیریت پروژه.
